Политика конфиденциальности

Administratorem danych osobowych jest:

• TOP HIRE PARTNERS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
• KRS: 0001163009
• NIP: 5273157051
• REGON: 541230959
• Adres siedziby: Al. Aleje Jerozolimskie 65/79, 00-697 Warszawa, Polska
• Forma prawna: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
• Data rejestracji: 21 marca 2025 r.
• Kapitał zakładowy: 50 tys. zł

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji poniższych celów, zgodnie z zasadą minimalizacji danych.

• Rekrutacja i zatrudnienie / сотрудничество — kontakt, dobór kandydatów, przygotowanie dokumentów, legalizacja, obsługa kadrowa.
• Realizacja umów — ewidencja godzin, rozliczenia wynagrodzeń, wypłaty, zaliczki/awans, potrącenia, premie, dodatki.
• Obsługa operacyjna — koordynacja, komunikacja, wsparcie pracowników, obsługa zgłoszeń i wniosków (dni wolne, rezygnacje itd.).
• Obowiązki prawne — m.in. prawo pracy, podatki, ZUS, obowiązki dokumentacyjne i archiwizacyjne, legalizacja pobytu i pracy.
• Bezpieczeństwo — ochrona dostępu do systemów, zapobieganie nadużyciom, bezpieczeństwo informacji.
• Roszczenia — ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z działalnością Administratora.
• Statystyka i jakość — analizy i raporty wewnętrzne w celu poprawy procesów (w miarę możliwości na danych zminimalizowanych).

W zależności od relacji i celu, mogą być przetwarzane m.in.:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo;
• dane kontaktowe: numer telefonu, e-mail, adres zamieszkania/pobytu;
• dane identyfikacyjne urzędowe: dane dokumentu tożsamości lub inne dane wymagane przepisami (jeżeli dotyczy);
• dane dot. legalizacji pobytu i pracy (wyłącznie w zakresie wymaganym przepisami);
• dane dot. zatrudnienia i rozliczeń: stanowisko, stawka, godziny pracy, obecności, wynagrodzenie, zaliczki/awans, potrącenia, premie, dodatki;
• dane finansowe: numer rachunku bankowego (do wypłat);
• dane operacyjne: treść zgłoszeń, wniosków, statusy spraw, korespondencja służbowa;
• dane techniczne: identyfikatory kont, logi systemowe (np. daty logowania), adres IP (jeżeli występuje w logach).

Zasada minimalizacji: prosimy nie przekazywać danych „na zapas”. W tym mini‑serwisie nie prosimy o dane dokumentów tożsamości — do obsługi zgłoszeń wystarcza numer pracownika (ID) oraz dane kontaktowe.

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub działania przed zawarciem umowy (np. zatrudnienie, rozliczenia).
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (prawo pracy, podatki, ZUS, legalizacja, archiwizacja).
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes (bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie roszczeń, poprawa procesów).
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda (jeżeli w konkretnym przypadku jest wymagana i możliwa do wycofania).

Jeżeli wyjątkowo przetwarzane są szczególne kategorie danych (np. dane zdrowotne przekazane w związku z nieobecnością), podstawą może być Art. 9 ust. 2 RODO w zakresie dopuszczonym przepisami lub wyraźna zgoda — zawsze w granicach prawa.

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym, w szczególności do:

• podmiotów świadczących usługi na rzecz Administratora (księgowość, kadry/płace, kancelarie prawne, dostawcy IT/hostingu, operatorzy komunikacji);
• klientów/kontrahentów, u których wykonywana jest praca — tylko minimalny zakres do organizacji pracy i koordynacji;
• banków i operatorów płatności (realizacja przelewów);
• organów publicznych uprawnionych przepisami (ZUS, US, PIP, Straż Graniczna, urzędy wojewódzkie itd.).

Co do zasady Administrator nie planuje przekazywania danych poza EOG. Jeżeli w konkretnym przypadku wystąpi transfer (np. narzędzia IT globalnych dostawców), Administrator zapewni odpowiednią podstawę prawną (np. standardowe klauzule umowne) oraz środki minimalizujące ryzyka.

• dane związane z umową i rozliczeniami — przez czas trwania umowy oraz okres wymagany przepisami i/lub do przedawnienia roszczeń;
• dane rekrutacyjne — przez czas trwania rekrutacji, a przy zgodzie na przyszłe rekrutacje — do czasu jej wycofania;
• logi techniczne i bezpieczeństwo — przez czas niezbędny dla bezpieczeństwa i rozliczalności (zwykle ograniczony czasowo);
• korespondencja i zgłoszenia — przez czas obsługi sprawy oraz dla obrony przed roszczeniami.

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania (poprawienia),
• usunięcia (w zakresie, w jakim prawo nie wymaga dalszego przechowywania),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych (gdy podstawą jest zgoda lub umowa i przetwarzanie jest zautomatyzowane),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• wycofania zgody w dowolnym momencie — jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Podanie danych jest wymagane w zakresie koniecznym do zawarcia i realizacji umowy oraz spełnienia obowiązków prawnych (np. rozliczenia, ZUS, legalizacja). W pozostałym zakresie jest dobrowolne, jednak brak danych może uniemożliwić realizację konkretnego celu (np. brak numeru rachunku uniemożliwia przelew).

Administrator co do zasady nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Ewentualne mechanizmy automatyczne mają charakter pomocniczy, z prawem do interwencji człowieka.

• kontrola dostępu (role i uprawnienia),
• rozliczalność działań (logi systemowe),
• procedury organizacyjne i ograniczenie dostępu do osób upoważnionych,
• środki techniczne adekwatne do ryzyka (zabezpieczenia transmisji i przechowywania danych, gdzie to możliwe).

W sprawach związanych z danymi osobowymi (pytania, aktualizacja danych, wnioski o realizację praw) można kontaktować się z Administratorem pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej.

• Dlaczego prosimy o numer pracownika (ID)? — aby jednoznacznie przypisać zgłoszenia, godziny i rozliczenia do właściwej osoby w systemie.
• Po co numer rachunku? — aby wypłacić wynagrodzenie/zaliczkę w sposób bezpieczny i rozliczalny.
• Kto widzi dane? — tylko osoby upoważnione (koordynatorzy, kadry/księgowość) w minimalnym niezbędnym zakresie.
• Czy dane trafiają do klienta? — tylko minimalny zakres potrzebny do organizacji pracy lub wymagany prawem/umową.
• Jak poprawić dane? — zgłoś do koordynatora/Administratora, dane zostaną sprostowane.

Data obowiązywania: niniejszy blok stanowi integralną część regламенту i obowiązuje od momentu publikacji w systemie.